Comment choisir son outil de gouvernance des données ?

La démarche de gouvernance pour structurer l’exploitation de la donnée

La gouvernance des données s’inscrit dans une démarche visant à installer des processus, des politiques, des rôles et des responsabilités autour de la donnée. La gouvernance des données s’assure que les parties prenantes de l’organisation puissent collaborativement accéder, exploiter et valoriser les données afin d’en tirer de la valeur.

La gouvernance des données est un chantier de transformation qui trouve son origine dans des problématiques nouvelles. Effectivement, l’escalade de projets data menés cette dernière décennie a amené les entreprises à collecter, stocker et transformer massivement les données. Cette course à la donnée a contribué à des phénomènes de marécages, voire de cimetières de données.

Aujourd’hui, les organisations disposent d’une masse d’informations dont elles ne savent que faire. Pire encore, chaque nouveau projet contribue à une série de nouvelles problématiques qui viennent complexifier l’organisation (Où se trouvent les données ? Sous quelle forme ? Qui en est le propriétaire ? Quelle est leur niveau de sensibilité ? etc).

La data gouvernance est devenue une nécessité pour mettre de l’ordre dans tout cela et aider les entreprises et organisations dans leur démarche pour qualifier le capital de données et l’inscrire dans une stratégie globale afin d’en tirer une valeur concrète et mesurable.

Pourquoi choisir un outil de gouvernance des données ?

Plusieurs scénarios peuvent mener une entreprise à réaliser une aide au choix d’outils de gouvernance des données auprès d’un cabinet de conseil data :

• L’entreprise ou l’organisation a démarré sa démarche de gouvernance et a besoin d’un outil pour structurer cette démarche, afin de travailler de façon plus collaborative et surtout embarquer les métiers,

• Elle est mature dans sa gouvernance, elle a déjà choisi son outil et a besoin de valider son choix par des experts,

• Elle se pose la question de l’outil dès les premières réflexions sur la gouvernance des données.

Les enjeux des outils de gouvernance des données

La démarche de gouvernance s’accompagne fréquemment d’un choix d’outil de gouvernance des données. Ces outils accélèrent les chantiers de data transformation en apportant un cadre d’usage. Ils permettent aux utilisateurs de se projeter plus facilement dans la démarche de gouvernance.

Jusqu’à présent, les entreprises ont souvent eu recours à des dictionnaires de données, généralement sur Excel, afin de consigner les informations liées aux données. Nous évoquons ici des caractéristiques métiers, techniques et organisationnelles (les rôles et les responsabilités) qui lui permettent de recenser en détail les données utilisées. Ces dictionnaires de données ont souvent été motivés par les projets décisionnels, les hubs data ou assimilés. Ils ont depuis été étendus à tout type de partage de la donnée au sein de l’organisation. 

La difficulté de maintenance du dictionnaire et son aspect chronophage, ont abouti à un phénomène d’accumulation de dictionnaires rarement mis à jour et remplis d’ambiguïtés, de doublons et d’erreurs. C’est là qu’intervient le besoin de gouvernance des données pour mettre en place des règles d’usage et d’appropriation.

La mise en place d’un outil de catalogue de données unique est un projet ambitieux, souvent prioritaire pour les entreprises et organisations.

Panorama des outils de gouvernance des données

Il existe des dizaines d’outils de gouvernance des données sur ce marché florissant (exemple : Collibra, Meta Analysis, Data Galaxy, Zeenea, Talend , Rocket, etc.). Certains sont d’ailleurs en émergence (comme Microsoft et Mega qui font des annonces).

Chaque outil de gouvernance des données dispose de forces et de faiblesses, et répondent à des contextes différents. Plus largement, on peut les ranger en quatre catégories :

• Des outils génériques qui couvrent un large spectre des fonctions de la gouvernance des données,

• Des outils spécialistes du linéage technique,

• Des outils spécialistes du catalogage métiers,

• Des outils spécialisés dans l’analyse et l’amélioration de la qualité des données.

Pour palier à cette complexité de marché et s’assurer de choisir l’outil de gouvernance des données qui répond le mieux aux attentes, il est conseillé de se faire accompagner par un cabinet de conseil qui saura mener une étude d’aide au choix d’outils de data gouvernance, généralement sous 6 à 12 semaines.

L’apport d’un cabinet de conseil data permet à l’entreprise ou l’organisation de bénéficier de son savoir-faire en en gouvernance des données :

• Ses connaissances des attentes des utilisateurs en général en termes de catalogage, pour aider à idéater et prioriser les exigences de choix d’outil de gouvernance des données,

• Ses connaissances des fonctionnalités couvertes pour les différentes solutions de gouvernance des données pour étoffer et challenger cette liste d’exigences,

• Sa capacité à structurer l’évaluation des outils de gouvernance des données avec des grilles de comparaison multicritères.

• Sa vision des différentes solutions pour aider au remplissage des grilles et surtout challenger les réponses des éditeurs au moment des comparaisons,

Méthode pour choisir un outil de gouvernance des données

Faire appel à un cabinet de conseil, comme DataValue Consulting, permet de solliciter un expert qui connait les outils pour les avoir pratiqués ou benchmarkés dans le cadre de veilles technologiques. Nous disposons de grilles d’exigences et de référentiels structurés par thématique qui accélère la démarche auprès du client.

Parmi ces thématiques, nous trouvons notamment :

• L’usage,

• Les fonctionnalités,

• La sécurité,

• La maintenance,

• L’appropriation,

• …

A travers plusieurs phases de recueil des exigences, d’analyse et de synthèse, nous sommes en mesure de soumettre une étude comparative complète et pondérée des meilleures solutions de data gouvernance. Nous menons l’étude de bout en bout en challengeant les éditeurs de logiciel shortlistés avec un dossier de consultation, ainsi qu’un système de notation détaillé.

Suite à nos diverses expériences en matière d’aide au choix d’outils et de mise en place de stratégie de gouvernance des données, nous avons listé plusieurs facteurs clés de succès à prendre en compte pour réussir son choix d’outil de gouvernance des données : 

• Renforcer son outillage de gouvernance des données avec des actions d’acculturation data. Mener des actions d’acculturation permettra aux équipes métiers de se projeter sur l’usage de l’outil et anticiper les résistances au changement.

• Bien qualifier ses exigences en amont pour garantir son adoption et pérenniser sa démarche de data gouvernance.

• Ne pas négliger la sécurité des données et l’intégration de l’outil au SI existant.

• Ne pas occulter la capacité d’appropriation de l’outil par les utilisateurs finaux (expérience utilisateur, prise en main guidée, formations performantes, communautés…).

Par Thierry Deliens 
Directeur de l’Avant-Vente chez DataValue Consulting

La rédaction vous conseille

> Les coulisses du Data Office : rôles, organisation, compétences, acculturation

> Gouvernance des données : comment maitriser ses données de référence et assurer leur qualité ?