ASSOCIATION NATIONALE AU SERVICE DE LA JEUNESSE
Repenser le pilotage de la performance avec Jedox
L’UFCV recherchait un outil fiable et évolutif qui puisse collecter et agglomérer les données, afin d’offrir aux gestionnaires la capacité de piloter avec précision et autonomie leurs activités.
Stratégie EPM : de la théorie à l’application
Initialement réservé à la finance, l’EPM s’étend désormais à d’autres domaines métiers. Dans cette course aux données prévisionnelles, comment s’orienter, choisir et surtout bien construire son application EPM ?
Un outil EPM fiable et évolutif pour piloter avec précision et autonomie
L’UFCV est une association au service de la vie sociale des collectivités.
Depuis sa création en 1907, l’UFCV déploie des actions d’animation, de loisirs, de formation, d’insertion professionnelle et de soutien aux dispositifs d’engagement. L’UFCV dispose d’un maillage territorial important composé d’une quarantaine de sites, d’une douzaine de délégations régionales et d’une centaine de gestionnaires d’activité répartis sur 4 activités.
Avec des activités régionales diverses et organisées en silos, l’UFCV disposait de nombreux outils épars qui complexifiaient le pilotage et la consolidation des données. Lenteur des processus, perte d’efficience, manque d’exactitude et d’interconnexion entre les outils métiers… sont autant de limites constatées par l’UFCV.
Pour pallier ces problématiques, les équipes recherchaient un outil fiable et évolutif qui puisse collecter et agglomérer les données, afin d’offrir aux gestionnaires la capacité de piloter avec précision et autonomie leurs activités.
L’UFCV choisit Jedox pour le projet cockpit
Le projet cockpit est né de l’ambition de mettre à disposition dans une seule console (un seul et même cockpit) tous les modules nécessaires pour le pilotage des activités et l’aide à la décision.
Après un test non concluant mené en 2021 avec un outil du marché, l’UFCV s’est dirigé vers une solution plus souple qui répondait aux besoins d’ergonomie, de fonctionnalités et de modularité. L’UFCV s’oriente alors vers Jedox dont le modèle économique et l’évolutivité convenait mieux.
Effectivement, l’ambition de l’UFCV consistait à terme à internaliser le développement de futurs modules au fur et à mesure de l’évolution de leurs besoins (en cours : Calibreuse pour répondre aux appels d’offre et Pilotage BAFA).
Fort d’un partenariat avec Jedox et d’expériences sur des projets complexes, DataValue Consulting a été choisi par l’UFCV en tant que partenaire pour le déploiement de la solution et la formation des équipes.
Nous avons été très sensibles à la disponibilité des équipes de DataValue Consulting. Nous avons tout particulièrement apprécié la fluidité des échanges, leur volonté de comprendre nos enjeux et nos préoccupations pour nous guider vers les bons choix.
Laurent Blouin, Directeur des projets, méthodes et organisations chez l’UFCV
Intégration de Jedox : une proximité forte entre les équipes
Les missions de DataValue Consulting consistaient à développer 3 modules prioritaires et à assurer les formations pour rendre autonome les équipes dans la prise en main de l’outil. Les 3 modules étaient les suivants :
- Le module Atterrissage : 2 fois par an, chaque responsable de région ajuste ses prévisions d’atterrissage de fin d’année.
- Le module PER (Pilotage Economique Régional) : module de reporting (P&L, KPI et graphiques), permettant à toutes les activités métiers (BAFA, séjours adaptés de vacances, insertion professionnelle…) de suivre leur performance et assurer leurs engagements.
- Le module de gestion des budgets : comme le module Atterrissage, ce module bénéficie d’un workflow respectant les principes de visa (RH et Service Finance de chaque activité) et de validation (Délégué Région, CODIR).
DataValue Consulting a déployé un dispositif composé de 4 personnes : une directrice de projet, un chef de projet expert Jedox et 2 consultants EPM.
Projet d’intégration d’outil EPM : pièges à éviter et facteurs clés de succès
Dès la phase d’avant-vente, les équipes de DataValue Consulting ont réalisé des ateliers avec les équipes de l’UFCV pour bien appréhender leurs besoins, dimensionner la proposition d’accompagnement et identifier les bons profils.
Plusieurs ateliers ont été menés ensuite lors de la phase de spécification pour comprendre comment fonctionnait le pilotage des activités de l’UFCV. Il fallait que les régions adhèrent et aient la sensation d’avoir un vrai cockpit pour piloter leurs activités de simulation, de réponse aux appels d’offres et de pilotage économique. Il était essentiel de comprendre précisément comment l’UFCV réalisait ses simulations pour mettre en place une bonne fluidité dans l’analyse et la navigation. Il s’agissait de développer des écrans permettant aux gestionnaires de voir en direct l’impact sur leurs KPIs au moment de la saisie.
Avec le projet de changement d’ERP prévu par l’UFCV, une des difficultés consistait à faire cohabiter deux référentiels analytiques au sein d’une même application. Les équipes de DataValue Consulting ont fait preuve de souplesse pour réaliser un module EPM compatible à la fois avec l’ancien et le nouvel analytique. Ce développement a permis à l’UFCV de garder l’ancien analytique, tout en se donnant le temps de construire son futur analytique. Une latitude appréciable qui a permis de ne pas presser la réalisation du projet ERP.
Le projet s’est déroulé de manière cadencée et organisée grâce à la méthode proposée par DataValue Consulting. Chaque semaine, les équipes réalisaient des points afin de suivre l’avancée du projet et lever les aspects bloquants.
La formation et le coaching des équipes sur ce nouvel outil EPM
DataValue Consulting a opté pour une stratégie de formation progressive et proactive. L’outil a rencontré une forte adhésion des utilisateurs finaux. Sur le premier module déployé, l’enquête de satisfaction envoyée aux utilisateurs a permis de recenser leur niveau de satisfaction qui s’élève à près de 80%. Ils ont été particulièrement enthousiasmés par l’ergonomie, des fonctionnalités et de la souplesse de l’outil.
DataValue Consulting a réalisé également des actions de coaching afin de rendre les équipes de l’UFCV autonomes pour développer de nouveaux modules. Les équipes de DataValue Consulting ont donc transmis leur méthodologie et les outils nécessaires pour pouvoir y arriver.
« Nous n’avons pas attendu la fin du projet pour réaliser les formations. Il était important d’expliquer les concepts à l’UFCV tout au long de la mission afin de partager le même vocabulaire.
Dès que l’on commençait à développer des fonctionnalités dans Jedox, nous réalisions une formation sur l’outil. Notre objectif était qu’au moment de la recette, l’équipe projet soit déjà aguerrie et puisse préconiser des évolutions. Avec cette stratégie, nous avions plus de chance d’obtenir l’adhésion des utilisateurs finaux.
Delphine Rieter, Directrice BU EPM, chez DataValue Consulting
Faire évoluer la culture de gestion de l’UFVC
Ce projet était l’opportunité pour l’UFCV de faire évoluer progressivement la culture de gestion des activités. Au fur et à mesure des développements, il était important d’acculturer les utilisateurs pour faire évoluer les pratiques de pilotage de nos entités en région.
Laurent Blouin, Directeur des projets méthodes et organisations, chez UFCV
L’arrivée de ce nouvel outil présentait de grandes ambitions pour le développement de l’UFCV. C’était un levier de transformation important qui permettait d’homogénéiser les pratiques et de faire évoluer la culture de gestion de l’association. Nous avions beaucoup de chemin à parcourir mais ce projet cochait toutes les cases.
Nous avons particulièrement apprécié la synergie avec les équipes de l’UFCV. Le projet était très agréable, nous y allions toujours avec le sourire et avec le sentiment de faire partie d’une seule et même équipe. Ce n’était pas un rapport client/prestataire, mais bien une relation de coéquipiers autour d’un projet dont nous comprenions parfaitement les enjeux.