LEADER DES SERVICES À L’ENFANCE
Choisir et implémenter un outil EPM performant
Pour faire face à une forte croissance, Babilou Family, leader européen des services à l’enfance, a dû moderniser son outil EPM existant. DataValue Consulting a été retenu pour réaliser une étude d’aide au choix d’outil et piloter le projet d’implémentation de la nouvelle solution EPM.
Stratégie EPM : de la théorie à l’application
Initialement réservé à la finance, l’EPM s’étend désormais à d’autres domaines métiers. Dans cette course aux données prévisionnelles, comment s’orienter, choisir et surtout bien construire son application EPM ?
De la PME au groupe international : une modernisation nécessaire de l’outil EPM
Pour faire face à une forte croissance dont découlait de nouveaux besoins des fonctions Finance, le leader européen des services à l’enfance devait moderniser son outil EPM existant. La modélisation pensée en 2014 ne permettait plus des analyses sur les axes stratégiques de Babilou Family et nécessitait une maintenance importante d’un modèle non évolutif qui générait une dépendance forte à l’intégrateur.
En somme, les problématiques qui ont nourri la réflexion de Babilou Family sont : autonomie, évolutivité, adéquation, ergonomie. Pour ce projet prioritaire en 2020 (investissement et utilité), Babilou Family a retenu DataValue Consulting pour réaliser une étude d’aide au choix d’outil et piloter le projet d’implémentation de la nouvelle solution EPM, avec des attentes fortes en terme de gestion des coûts, de calendrier et de ROI.
Pour la phase de choix d’outils et d’accompagnement, DataValue Consulting a mobilisé : un expert EPM pour adresser les sujets stratégiques, un consultant EPM senior (en appui pour l’animation des ateliers), un consultant EPM technique (pour les sujets techniques de notre grille de benchmark), un chef de projet (pour estimer le planning et le budget de l’implémentation).
De janvier à mars pour la préparation de la mission de l’intégrateur avec les métiers : 2 collaborateurs dont un expert EPM et un consultant senior afin de rédiger l’expression de besoins (description des écrans de saisie, des règles de gestion, de la sécurité attendue, etc.).
DataValue Consulting nous a accompagné sur l’ensemble du projet. Evidemment sur le choix technologique, en nous permettant d’identifier la solution qui allierait performance et agilité et qui saurait accompagner notre développement en rendant nos données financières plus lisibles et sécurisées, mais également sur la mise en place des process et le changement culturel associés à ce type de projet. Aucun projet ne se limite à la technologie et DataValue Consulting l’a bien compris
Benoît Lamézec, Chief Digital Officer pour Babilou Family
Guide pour choisir son outil EPM : l’importance du conseil AMOA
Board International : un outil EPM performant, évolutif et ergonomique
L’aide au choix d’outil s’est initiée par des ateliers de recueil des besoins métiers non couverts par l’existant afin de procéder à un benchmark de solutions EPM du marché. DataValue Consulting a établi une shortlist de 2 logiciels en regard des performances, du prix, de l’intégration future au SI legacy mais aussi de l’ecosystème des éditeurs (présence locale, support en français). Un chiffrage du projet a ensuite été proposé avec une étude précise des coûts cachés (TMA, montée de versions, etc.) pour enfin formaliser le plan global de ce projet. L’accompagnement a porté sur le pilotage des équipes MOA en charge de réaliser les ateliers relatifs à la phase de spécifications fonctionnelles en amont de l’intégration, du pilotage de l’intégrateur, de l’éditeur ainsi que de l’animation des COPIL.
Les équipes de DataValue Consulting ont ainsi orienté Babilou Family vers la solution EPM de l’éditeur BOARD International. Identifiée comme l’une des solutions de référence sur le marché, notamment par Gartner, BOARD International répondait parfaitement aux enjeux de Babilou Family en termes d’autonomie, d’évolutivité et d’ergonomie. Le périmètre couvert par la solution BOARD s’articule autour du pilotage des processus d’élaboration budgétaire, de cash-flow et de business plan d’ouverture de crèches.
Un des challenges a été de maintenir le projet en pleine période de confinement, avec un pilotage en mode « 100% à distance », afin de respecter un calendrier exigeant.
Une solution EPM modernisée pensée pour les besoins Groupe au niveau international
Babilou Family possède désormais une application modernisée (interface, ergonomie, connectivité) qui a cassé la dépendance à un intégrateur en donnant une totale autonomie aux équipes de Babilou ; les contrôleurs de gestion sont en capacité de réaliser la maintenance de niveau 1 (création de KPI, de nouveaux établissements, gestion des devises internationales, définition des périodes budgétaires, création de nouveaux rapports, etc.).
Par ailleurs, le core model applicatif a été pensé pour les besoins Groupe au niveau international et non plus uniquement pour les besoins France.
La solution retenue permet de monitorer la croissance organique et externe, les fusions-acquisitions, suivre les courbes de croissance des crèches. Enfin, cette outil EPM apporte des fonctionnalités additionnelles de reporting BI et une modélisation pensée pour être scalable verticalement et horizontalement.
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Application modernisée (interface, ergonomie et connectivité)
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Capacité à monitorer la croissance organique et externe et suivre les courbes de croissance.
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Des fonctionnalités de reporting BI et une modélisation pensée pour être scalable.
La force de DataValue Consulting pour l’aide au choix d’outil EPM
Il réside tout d’abord dans la disponibilité de consultants experts en EPM avec un discours technique et métier, capables d’intervenir sur tous les sujets métiers auprès des équipes du CFO Groupe (contrôle de gestion, comptabilité, consolidation, trésorerie, pilotage de la
performance).
Le cabinet a fourni un support dans la phase de négociation finale, avec moins de 5K€ d’écart entre l’estimation réalisée au début de l’accompagnement et le prix d’achat final du client. Le respect du planning et des coûts annoncés a permis à DataValue Consulting de démontrer son respect des engagements.
C’est pour tous ces points que Babilou a réitéré sa confiance à DataValue Consulting pour un prochain benchmark éditeur autour d’un projet d’envergure à destination des fonctions achats.