Guide pour choisir son outil EPM : l’importance du conseil AMOA

Choix d’outil EPM : comment évaluer les enjeux métiers ?

Le choix ou la mise en place d’un outil de pilotage de la performance (EPM) se prépare bien en amont auprès des directions métiers. L’accompagnement d’une équipe AMOA EPM s’avère souvent nécessaire pour sécuriser le choix d’un outil qui répondent aux contraintes fonctionnelles, organisationnelles et techniques de l’entreprise.

Un outil EPM peut être destiné à une ou plusieurs directions. Dans le cas d’un grand groupe, l’outil EPM peut même faire l’objet d’un premier projet pilote qui s’étendra progressivement vers d’autres entités. C’est la raison pour laquelle l’outil choisi doit être évolutif.

D’une direction à l’autre, l’outil EPM ne couvrira pas les mêmes besoins. Une DRH cherchera à analyser la masse salariale, les effectifs, le turnover ou même l’équilibre homme/femme, alors qu’une direction financière souhaitera analyser l’activité au réel ou élaborer son budget. Chaque direction exploitera des sources de données hétéroclites avec des liaisons ou des règles qu’il faut éclaircir lors de la phase de cadrage.

L’animation d’ateliers AMOA EPM auprès des parties prenantes permet de sonder le ressenti et collecter des informations importantes pour la bonne réalisation du projet EPM. Chez DataValue Consulting, nous sommes convaincus que le métier d’AMOA implique de disposer d’expérience dans la mise en place de projets EPM ainsi qu’une bonne connaissance des métiers.

Choix d’outil EPM : l’importance du conseil AMOA EPM

À travers une série d’ateliers, l’équipe AMOA EPM ira sonder les directions métiers pour comprendre les types d’analyses finales recherchées, le séquencement des tâches et les sources de données à exploiter.

• Comprendre le séquencement des tâches : l’AMOA EPM va chercher à décrypter finement les processus de la direction métier concernée (informations saisies, applicatifs utilisés, fichiers mis en place et maintenus, règles de calcul particulières, construction et pilotage de KPI, etc.) afin d’estimer les besoins, le niveau de complexité et mettre en exergue les fonctionnalités principales attendues.
• Définir les analyses finales attendues : ce qui prime dans un projet EPM, ce sont les analyses finales que la direction métier souhaite réaliser. La nature de ces analyses va conditionner les indicateurs de performance, le choix de l’outil et le paramétrage de la solution. Souvent, la finalité est la même : analyser finalement la performance et prévoir les évolutions. La nature des indicateurs, en revanche, varie d’un métier à l’autre, et d’une organisation à l’autre.
• Cartographier les sources de données : une fois l’analyse définie et le séquencement des tâches décrypté, il est important de remonter la chaîne de la donnée. Pour cela, on va identifier les sources et les référentiels de données mais également les problématiques liées à la donnée (extraction manuelle, qualité des données, multiples référentiels, mapping, outils silotés, etc).

Choix d’outil EPM : les pièges à éviter pour réussir son projet

Les freins organisationnels

Certains groupes composés de nombreuses ramifications peuvent être confrontés à un manque d’alignement en matière d’analyse et de suivi de l’activité. Effectivement, les équipes « terrain » cherchent à réaliser des analyses opérationnelles, mais sont contraintes de passer du temps pour produire à l’organisation centrale des analyses financières, qu’ils n’exploitent pas eux-mêmes.

Pour disposer d’un outil EPM efficace, il est important d’identifier les producteurs de la donnée et les consommateurs des analyses. D’où l’importance de comprendre les séquencements des tâches et la chaîne de la donnée.

Par ailleurs, l’organisation humaine est souvent calquée à l’organisation applicative. Les ateliers permettent d’identifier les lourdeurs ou les points de rupture dans les processus en place, afin de fluidifier le paysage applicatif de l’entreprise (liaisons, paramétrage des champs, habilitations, re saisie d’une même donnée dans plusieurs fichiers ou applications, etc.).

Les freins liés à la donnée

Souvent, la démultiplication des sources de données entraîne une démultiplication des référentiels de données. Chaque source dispose parfois de son propre référentiel et il s’avère complexe de les réunifier.

L’objectif de l’AMOA EPM est d’approfondir la compréhension de ces informations pour conseiller l’organisation sur les solutions possibles. Cela peut aboutir au choix d’un outil EPM robuste en mesure de gérer le mapping de données et d’ingérer plusieurs sources de données différentes avec autant de référentiels différents.

La qualité des données est un frein fréquent au déploiement des projets data. Beaucoup d’utilisateurs différents peuvent manipuler les outils au sein d’un même département ou d’une entité, chacun disposant de pratiques de saisie différentes (incomplétude, incohérence, doublons de données, etc). Il faut donc unifier les usages et les outils pour disposer de données intègres.

Les freins et contraintes informatiques

La DSI gère le système applicatif de l’entreprise et doit être intégrée aux réflexions en matière de choix d’outil EPM. Effectivement, certains chantiers de la feuille de route informatique (décommissionnement d’outils, évolutions prévues, déploiement de nouveaux outils, règles de confidentialité, infrastructure, sécurité, etc.) sont des contraintes à prendre en compte.

Par ailleurs, la mise en place d’une brique EPM ne doit pas être considérée comme une lourdeur pour la DSI, tant que l’outil se connecte avec le socle applicatif en place. Il n’est pas rare que l’administration de l’outil EPM soit géré par un référent fonctionnel EPM.

Les freins humains

Dans la phase de choix d’un outil EPM, il faut parvenir à trouver le juste équilibre entre la couverture technico-fonctionnelle et l’attrait des utilisateurs pour les nouvelles technologies.

Certaines équipes peuvent être réfractaires aux changements. Au travers des ateliers, les consultants vont pondérer le degré et la nature des résistances, afin de préconiser un ou des outils EPM adaptés. Parfois, le choix d’un outil EPM trop technique peut-être un frein à l’adoption finale des utilisateurs. Nous préconiserons alors un outil qui propose une expérience utilisateur simplifiée tant dans son utilisation pour analyser que dans la simulation prévisionnelle.

Par Nathalie Bardet
Manager EPM chez DataValue Consulting

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