La crise Covid-19 et ses bouleversements ont jeté un voile d’incertitude sur les meilleures stratégies de pilotage immobilier à adopter. Second poste de dépense des entreprises après la masse salariale, la gestion du parc immobilier ne peut se concevoir sans une veille et une adaptation permanente. A moins de disposer d’un responsable de parc immobilier au sein d’une organisation, cette tâche incombe fréquemment à la Direction Financière qui ne dispose pas toujours des ressources, du temps ou même des clés pour appréhender l’optimisation des coûts du poste immobilier.
Les conséquences de la crise Covid-19 sur les prix, les taux d’occupation, les capacités de paiements, les renégociations de bail, les investissements en dispositifs sanitaires ont fait apparaître de nouveaux indicateurs. La mise en place d’un système de pilotage immobilier reposant sur des indicateurs efficaces et précis permet de prendre des décisions plus éclairées en ce qui concerne l’optimisation des dépenses.
Les nouveaux indicateurs de pilotage pour optimiser son parc immobilier
Les directions financières et les professionnels de l’immobilier disposent d’une grande quantité de données qui, exploitée, permet de mieux connaître les usages et coûts d’exploitation des bâtiments. Cependant, une majorité de ces professionnels n’utilise qu’une faible partie de ces données pour les aider dans leurs choix stratégiques et opérationnels.
Qu’elles œuvrent dans le secteur public ou privé, les directions financières ont tout intérêt à mettre en place un système de pilotage immobilier permettant de répondre à de nombreux enjeux dont le principal consiste à réduire le CAPEX et dégager des ressources pour l’activité. Cette démarche d’optimisation, basée sur un modèle data-driven, permet d’activer plusieurs leviers de réduction de coûts :
- la recherche d’implantations économiquement avantageuses en terme de coûts locatifs et fiscaux
- la renégociation des baux de location,
- l’optimisation des surfaces,
- La cession ou la sous-location de biens sous-exploités ou sans usage.
Il peut s’avérer stratégique d’analyser, par exemple, les données liées à la fréquence de passage ou la densité d’occupation de vos locaux afin de réduire certaines dépenses de prestation de services :
- services généraux,
- maintenance,
- propreté,
- accueil,
- sécurité, etc…
Selon Smart-Services, l’optimisation de ces postes, internalisés ou externalisés, permettrait de diminuer de 20 à 30% la facture mensuelle. Autre exemple, il sera pertinent de privilégier une stratégie de maintenance préventive éclairée, qui s’avèrera moins coûteuse que le recours à des interventions curatives réalisées en urgence, souvent au prix fort.
La mise en place d’un système de pilotage immobilier pour réduire ses coûts
La définition et la mise en place d’un schéma directeur immobilier sera un avantage décisif pour la maîtrise de vos coûts. Le choix d’une telle approche dépendra des objectifs recherchés, du périmètre concerné et de l’horizon de temps.
Au sein du secteur public, de nombreux bailleurs sociaux établissent des Plans Stratégiques Patrimoniaux (PSP) afin d’auditer les axes commerce, réglementaire, conditions de vie et durée de vie du patrimoine. Ils définissent la stratégie d’un bailleur social à 3 ans et sont également déclinés en Plans de Patrimoine (PP) opérationnels annuels. Ces derniers sont destinés à mettre en œuvre le PSP, mesurer sa correcte exécution et contrôler l’atteinte des objectifs.
La mise en place d’un schéma directeur immobilier permet de valoriser le patrimoine de données à travers une méthodologie structurée :
- Identification des axes de réduction des coûts et des cas d’usage,
- Définition de scénarios d’évolution du parc immobilier en phase avec les objectifs de développement de l’entreprise,
- Structuration d’études d’opportunité à partir de modèles financiers éprouvés,
- Construction de tableaux de bord décisionnels pour piloter à fréquence régulière l’efficacité des actions mises en place.
Il est également possible d’opter pour un plan de réduction des coûts d’exploitation immobiliers qui consiste à recenser les différents postes de coûts immobiliers, identifier les gisements d’économies réalisables et calculer le ROI de chaque projet de réduction des coûts.
Le référentiel patrimonial, cœur du système de pilotage immobilier
La mise en place d’un système de pilotage data-driven doit s’accompagner d’un référentiel patrimonial maîtrisé et structuré. Les informations qui y figurent peuvent être de nature très différente en fonction de l’usage qui en est fait. Ce n’est qu’à la lumière de toutes ces informations que la valeur d’un bien immobilier peut être déterminée et pilotée.
La première étape vers un pilotage immobilier orienté data consiste à alimenter les quatre composants principaux du référentiel :
- Inventaire physique : descriptif, propriété, surfaces, localisation,
- Référentiel technique : composants du bâti, équipements, conformité règlementaire, carnet de santé,
- Référentiel d’occupation : effectif sur site, postes de travail, occupant, valeur locative, types de contrats,
- Référentiel cartographique : plans cadastraux, plans d’architecte, photos du site.
La seconde étape réside dans l’intégration de ce référentiel patrimonial au sein de l’écosystème applicatif de l’entreprise afin de mettre à disposition les données auprès de tous. Ces données peuvent concerner les surfaces ou les usages pour la gestion des assurances, mais aussi la localisation et la valorisation pour la fiscalité.
Certains points de vigilance seront à surveiller lors de la phase d’intégration : il est essentiel de définir une arborescence des informations structurée, d’assurer une actualisation des données proche du temps-réel, et d’établir une gouvernance par la désignation d’un administrateur du référentiel et la définition de processus.
La dernière étape consiste à alimenter le référentiel patrimonial. A la différence d’un inventaire, il doit être dynamique, c’est-à-dire être mis à jour régulièrement et de manière systématique. Ainsi, les opérations menées par les gestionnaires peuvent s’appuyer en amont sur les informations contenues dans le référentiel et doivent en aval l’enrichir ou le mettre à jour si besoin.
Vers un smart building piloté par la data
Le concept de Smart Building désigne la transformation d’un bâtiment passif en entité qui interagit avec ses occupants et son écosystème. C’est la réponse des professionnels du secteur pour améliorer le confort et l’utilisation des ressources, mais surtout pour réduire les coûts. Les prestataires de services, gestionnaires d’immeubles et occupants constatent un retour sur investissement rapide grâce à l’exploitation des données dans la maîtrise des énergies, des coûts de gestion, de maintenance et de gestion des déchets.
En effet, le Smart Building se base essentiellement sur l’utilisation des objets connectés qui communiquent entre eux et avec une centrale. Ces objets génèrent, dans le cadre de leur fonctionnement, des données qui offrent des possibilités énormes en matière de pilotage.
Comment accélérer sa transition vers un modèle piloté par la donnée ?
La mise en place d’un outil de pilotage au sein d’une entreprise est un enjeu primordial à ne pas prendre à la légère. En effet, une mauvaise intégration peut s’avérer longue et coûteuse. L’interopérabilité des nouveaux systèmes avec les outils existants et l’alignement des modèles de sécurité font partie des facteurs clés de succès.
Par ailleurs, il faut veiller à s’inscrire dans une démarche progressive lors de la définition de la stratégie de pilotage immobilier, avec des premiers « quick wins » qui permettent de générer des premiers bénéfices à court terme.
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