Article publié initialement par le Journal du Net.
Votre entreprise ou votre direction pilote encore son activité sous Excel et la situation devient intenable ? Peut-être qu’à l’inverse, la création de dashboards dans Qlik ou Tableau Software n’a plus de secret pour vous et vos équipes ? Vous commencez même à en voir les limites ? En bref : vous souhaitez que vos projets et outils BI passent à la vitesse supérieure.
Vous allez sûrement vous reconnaître dans les 3 cas de figures que nous allons passer en revue ici. Quelle que soit la nature de votre besoin de changement d’outil, vous êtes probablement confrontés à des difficultés en matière d’organisation interne, de connaissance technique ou de capacité à estimer le coût d’une nouvelle solution.
Pour vous accompagner dans votre réflexion, voici les trois situations les plus communément rencontrés chez nos clients et la meilleure façon d’envisager l’optimisation de votre système décisionnel Business Intelligence et Data Visualisation.
1. Vous êtes outillés et matures en BI, en recherche d’outils nouvelle génération
Ce profil d’entreprises est typiquement déjà équipé de solutions BI et Dataviz comme Tableau ou Qlik. Ses équipes sont matures dans leur maîtrise des outils et en sont plutôt satisfaites. Néanmoins, elles souhaitent investir dans un outil « nouvelle génération » en addition, en parallèle, voire en remplacement de leur équipement actuel.
Dans ce cas de figure, la démarche est beaucoup plus souvent initiée par les métiers que par la DSI.
L’objectif est double. Il s’agit tout d’abord, de couvrir des besoins complémentaires : passer du reporting « statique » à des outils plus avancés, offrant des capacités d’exploration de données (Data discovery) et d’analyses basées sur l’IA ou le traitement du langage naturel (Natural Language Processing).
Ensuite, les métiers engageant cette recherche sont généralement ceux à qui disposent d’une solution de qualité, facile à utiliser mais sur laquelle ils souhaiteraient gagner en autonomie pour créer leurs rapports.
Prenons un exemple : un besoin urgent émerge au service commercial pour la constitution d’un reporting de ventes, sur un segment ou un axe bien particulier. La création de ce reporting (pour des raisons techniques ou de compétences) nécessite l’intervention de la DSI. De son côté, la DSI doit gérer plusieurs demandes, plusieurs engagements en interne. Par conséquent, c’est elle qui va imposer ses délais.
Devant ce besoin de réactivité, des frictions peuvent apparaître. L’investissement dans un outil « self-service » aux fonctionnalités avancées fait donc moins peur si l’on considère le bénéfice : les ressources accèdent aux données à tout moment et peuvent produire leurs propres rapports de façon autonome, plus rapidement.
De ce fait, les décideurs de ces sociétés sont exigeants et attendent de leur prestataire externe une veille technologique permanente autour des outils « dernière génération ». Ils attendent par ailleurs un niveau de connaissance du marché élevé et des consultants formés aux dernières solutions de pointe.
Actuellement, nous constatons par exemple chez nos clients un fort engouement pour :
- des prestations autour de bases de données et/ou de services cloud comme Microsoft Azure, Amazon Web Services, Snowflake,
- des solutions de DataViz implémentables rapidement et facile à utiliser telles que ThoughtSpot ou Power BI,
- des solutions de data catalog (gestion des flux de données) et/ou de data gouvernance : Talend, Informatica, ou EBX pour le Référentiel Clients Unique.
L’approche : l’accompagnement pour ces utilisateurs BI matures souhaitant innover sera principalement centré sur une étude précise des besoins métiers et un benchmark de solutions. L’idée étant d’identifier en premier lieu les points forts actuels des outils et des process, puis les demandes précises des métiers pour comprendre la vraie valeur ajoutée qu’apportera une solution nouvelle génération.
2. Vous êtes équipés d’une solution BI ou Data visualisation depuis plusieurs années mais tout ne s’est pas passé comme prévu…
Ce profil d’entreprise ou de direction a déjà essayé de faire de la Business Intelligence « self-service » mais sans grande réussite, avec un résultat mitigé ou décevant, causé le plus souvent par un manque d’adoption en interne devant des outils difficiles à utiliser ou à paramétrer. Il se peut également que ces projets n’aient pas fonctionné car, faute de cadrage adéquat, ils ne répondaient pas pleinement aux attentes fonctionnelles.
Le retour des équipes métiers face à la solution dataviz choisie par leur direction peut aussi faire remonter un changement par rapport aux outils précédents qui n’est pas considéré comme flagrant.
En conclusion : « L’outil est mauvais, le décideur de l’époque s’est trompé de solution ». Il y a donc un souhait de renouvellement.
Cette situation soulève d’abord un besoin d’audit technique. Est-ce un problème de performances techniques ? De qualité des données? De complexité ou d’ergonomie ? De formation des utilisateurs ? Changer ne servira à rien si l’on n’identifie pas la source des problèmes.
Contrairement aux idées reçues, l’on s’aperçoit souvent que la solution n’était pas forcément mauvaise techniquement. Les problèmes peuvent trouver leur origine dans l’implémentation qui avait été réalisée selon des méthodes traditionnelles, de type entonnoir, avec un long temps de développement et une livraison au bout de plusieurs mois. Il aura manqué une approche itérative pour faire des projets pas à pas, avec des livraisons fréquentes permettant de contrôler la qualité et l’adhésion des métiers.
Ce sont des solutions qui conviennent pourtant au plus grand nombre mais qui, sans accompagnement auprès des métiers, de la phase amont du projet, à la conduite du changement jusqu’à la formation, génèrent des réticences et des sous-utilisations. Dans cette situation, 5, 6, ou 7 ans plus tard, le nouveau décideur se plaindra donc du coût et de l’échec du projet.
Plutôt que de changer de solution sans autre forme de procès, nous préconisons d’étudier l’outil existant par un audit afin d’identifier les points d’achoppement : performances techniques, utilisation, qualité des données… Il faut comprendre le problème en profondeur pour modifier ensuite les processus avant de valider la nécessité d’un changement outil.
Toutefois, la solution a parfois une si mauvaise image en interne que c’en est devenu « culturel » au sein des équipes : à ce stade le changement sera donc difficilement évitable.
L’ approche : Dans ce genre de contexte, l’accompagnement doit être initié par la réalisation d’un benchmark des outils du marché, en prenant en compte tous les éléments étudiés et cités plus haut.
La seconde étape consiste à mettre en place un premier projet « quick win » à destination des métiers moteurs de l’entreprise : livrer un premier lot, par exemple, un premier reporting en deux ou trois semaines afin d’apporter une vision concrète des bénéfices du nouvel outil en délivrant de la valeur. Il s’agit aussi de véhiculer de nouvelles méthodes à adopter : segmenter les projets de façon intelligente, en livrant par itération sur des échéances de quelques semaines. Cette méthode, brique par brique, permet de réajuster et d’optimiser les livrables de la solution dans un échange constant avec les métiers.
Vient ensuite la phase de gestion du changement avec un accompagnement pour mettre en place un plan de communication interne raisonné et pédagogique autour des apports de l’outil à venir.
Le volet final se matérialisera par un programme de formation dédié qui guidera les utilisateurs avec des formations théoriques et pratiques.
> À LIRE AUSSI : Outils de data visualisation : enjeux, tendances et chiffres clés
3. Sans SI décisionnel, vous disposez uniquement d’outils de type Excel
Cette catégorie regroupe des PME, des ETI et même des entités de certaines grandes entreprises, non équipées en solutions décisionnelles. L’on peut encore être surpris de l’envergure de certaines organisations qui travaillent encore sous Excel. Citons par exemple le cas d’un de nos clients, géant industriel côté au CAC 40 dont tous les projets au niveau mondial étaient encore récemment budgetés par une entité équipée uniquement d’Excel.
Après tout, nous pouvons constater que de nombreuses directions financières sont satisfaites d’Excel. C’est une solution quasi-gratuite, efficace et qui constitue pour ainsi dire le langage universel des DAF et des contrôleurs de gestion. Jusqu’à une certaine échelle, elle peut donc s’avérer parfaitement suffisante mais il arrive un moment où les notions de confort et d’usages ne suffiront plus à faire pencher la balance de la performance.
Les problèmes sont bien connus. Avec un tableur, sans système d’information centralisé, la gestion des données et la production des reportings sont extrêmement chronophages. Les contrôleurs de gestion vont passer des heures, des jours à collecter les données auprès des différentes directions ou entités.
Les échange de fichiers Excel sont source d’erreurs qui peuvent apparaître à chaque modification par les collaborateurs concernés : doublons, mauvaises manipulations, chiffres erronés, problèmes de macros… Les données sont mal centralisées et il n’y a pas d’actualisation en temps réel. Qui n’a jamais pesté en recherchant la dernière version à jour d’un reporting ?
Il devient donc urgent d’acquérir et implémenter un nouvel outil pour disposer, enfin, de données unifiées, fiables et à jour. Ceci permettra de dégager du FTE qui pourra être consacré à des tâches d’analyses de plus grande valeur ajoutée que celles de la production de reportings.
L’approche : L’accompagnement d’une première acquisition de solution BI ou Datavisualisation sera similaire à celui d’un ré-équipement. Une étude des besoins préalable doit donc être menée pour identifier les besoins métiers et surtout pour comprendre ce qui, même avec Excel, fonctionne dans les process actuels de l’entreprise.
Le dispositif comprendra naturellement un benchmark des solutions disponibles, un premier projet ou use case « quick win » pour démontrer le ROI de l’outil, puis une formation des métiers afin de rassurer rapidement sur la prise en main.
Quitte à se lancer dans une transformation digitale large (en fonction bien sûr du contexte et des moyens de l’entreprise), une réflexion peut également être menée sur l’ensemble du système décisionnel et sur l’intégration conjointe ou future d’une solution de planification financière.
Si vous vous reconnaissez dans l’une de ces trois situations, DataValue Consulting se positionne pleinement dans une position objective de conseil pour aiguiller vos choix. Le marché regorge de solutions qualitatives, notre rôle étant d’identifier celles qui répondront le mieux à votre patrimoine IT, votre culture d’entreprise et vos capacités budgétaires.
La rédaction vous conseille
> Notre analyse du Magic Quadrant BI & Analytics 2021
> Intégration Business Intelligence & Analytics : tendances et marché
