Structurer sa gouvernance des données : quels outils et quelle organisation ?

Qu’est-ce que la gouvernance des données ?

La gouvernance des données est un ensemble de règles, de politiques et de procédures qui définissent comment les données sont collectées, utilisées, stockées et protégées au sein d’une entreprise ou d’une organisation.

La gouvernance des données vise à garantir que les données sont fiables, sécurisées et utilisées de manière conforme aux lois et réglementations en vigueur. La gouvernance des données inclut également la définition des rôles et des responsabilités en matière de gestion des données, ainsi que la mise en place de processus pour gérer les données de manière efficace et efficiente.

Cette gouvernance implique un changement organisationnel, la définition de standards et de processus mais également un outillage adapté.  

Quelle méthodologie de gouvernance des données mettre en place ?

Les méthodologies de mise en place d’une gouvernance des données peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de chaque organisation, mais elles partagent plusieurs étapes clés :

• Élaboration de politiques et de règles de gouvernance des données : cela comprend la définition des règles de collecte, d’utilisation, de stockage et de protection des données.
• Identification des données critiques : cela comprend la détermination des données qui sont cruciales pour le fonctionnement de l’entreprise ou de l’organisation et qui doivent être protégées en priorité.
• Mise en place d’un système de gestion des données : il s’agit des processus et de systèmes pour gérer les données de manière efficace et efficiente, tels que la gestion des données maîtres, la gestion des métadonnées, la gestion de la qualité des données, etc.
• Mise en place de mesures de sécurité : cela comprend la mise en place de mesures pour protéger les données contre les risques de sécurité tels que les violations de données, les attaques de pirates informatiques, etc.
• Mise en place de processus de conformité : ces processus doivent garantir que les données sont utilisées de manière conforme aux lois et aux réglementations en vigueur.
• Surveillance et amélioration continue : cela comprend la mise en place de processus pour surveiller régulièrement les données et les processus de gouvernance, identifier les lacunes et les améliorer en conséquence.

La mise en place d’une gouvernance des données impacte l’organisation de l’entreprise, et donc les hommes et femmes qui la composent. Pour assurer une bonne compréhension et une bonne adhésion à ces changements, il est nécessaire de mettre en place un plan d’acculturation à la data. 

Un plan d’acculturation à la data permettra d’améliorer le niveau de compréhension des différentes parties prenantes, et d’élever le degré de maturité de l’organisation. Il permettra également de garantir la bonne exploitation des données, et l’implication de chacun aux processus.

Quels sont les outils de gouvernance des données ?

Il existe différents outils de gouvernance des données qui peuvent être utilisés pour mettre en place et maintenir une gouvernance efficace des données. Voici quelques exemples :

• Système de gestion des données (MDM) : un système de gestion des données maîtres ou Master Data Management est un outil qui permet de gérer les données de manière centralisée et de les synchroniser entre différents systèmes et applications.
• Système de gestion des métadonnées (MDS) : cet outil permet de gérer les métadonnées, c’est-à-dire les informations sur les données, telles que les descriptions, les schémas, les règles de validation, etc.
• Outils de qualité des données (DQ) : ces outils permettent de vérifier la qualité des données en détectant les erreurs, les incohérences et les données manquantes, et de les corriger.
• Plateformes de sécurité des données : ces plateformes permettent de protéger les données contre les risques de sécurité, tels que les violations de données, les attaques de pirates informatiques, etc.
• Outils de conformité : ces outils permettent de vérifier que les données sont utilisées de manière conforme aux lois et aux réglementations en vigueur.
• Outils de surveillance et d’analyse : ces outils permettent de surveiller les données et les processus de gouvernance, d’identifier les lacunes et d’améliorer en conséquence.
• Outils de découverte de données : ces outils permettent de découvrir les données qui se trouvent dans les différents systèmes et applications et de les indexer pour une recherche plus facile.
• Outils de Data Catalog : il s’agit d’un registre qui permet de référencer les données de l’entreprise au travers d’une description, des processus et des propriétaires/consommateurs de la donnée. 

La sélection des outils appropriés dépendra des besoins spécifiques de chaque entreprise ou organisation. Il est donc important de bien évaluer ses besoins avant de choisir les outils de gouvernance des données.

Qui doit gérer la gouvernance des données au sein de l’entreprise ?

La gouvernance des données est généralement gérée une équipe dédiée comme un Data Office centralisé, cette équipe est généralement dirigée par un responsable de la gouvernance des données ou un Chief Data Officer (CDO).

Cependant, il est important de noter que la gouvernance des données est une responsabilité partagée par tous les employés de l’entreprise ou de l’organisation. Les employés à tous les niveaux de l’entreprise, qu’ils soient des utilisateurs de données, des décideurs ou des responsables de la sécurité, ont un rôle important à jouer dans la gouvernance des données. Les employés doivent comprendre et respecter les politiques et les procédures de gouvernance des données, et signaler tout incident ou violation potentielle.

Pour responsabiliser l’ensemble de l’organisation, il est nécessaire d’ancrer la gouvernance de données dans la culture d’entreprise. D’où l’importance de déployer des actions d’acculturation comme la sensibilisation, la formation ou actions de communication. 

Comment améliorer la qualité des données au sein de l’entreprise ?

La qualité des données est un des chantiers principaux de la gouvernance de données. La complexité de ce chantier réside souvent dans la multiplicité des acteurs qu’il implique. Pour améliorer la qualité globale de ses données, il existe différentes méthodes qui peuvent être combinées pour accroitre leur efficacité :

• Définir des règles de qualité des données : Il est important de définir des règles de qualité des données qui décrivent les critères qui doivent être respectés pour que les données soient considérées comme valides et fiables. Ces règles peuvent inclure des critères tels que la validité, l’exactitude, l’intégrité, la complétude, etc.
• Mettre en place des processus de validation des données : Les processus de validation des données permettent de vérifier que les données respectent les règles de qualité des données définies. Ces processus peuvent inclure des vérifications automatisées ou manuelles des données, des tests de non-régression, etc.
• Mettre en place des outils de qualité des données : Les outils de qualité des données permettent d’automatiser les processus de validation des données et de détecter les erreurs, les incohérences et les données manquantes. Ces outils peuvent inclure des outils de nettoyage des données, des outils de profilage des données, etc.
• Former les employés sur les bonnes pratiques de qualité des données : Il est important d’acculturer les employés aux bonnes pratiques de qualité des données pour garantir qu’ils comprennent les règles de qualité des données et qu’ils savent comment les respecter lors de la saisie, de la mise à jour et de la manipulation des données.
• Surveiller et améliorer en continu :  La qualité des données doit faire l’objet d’une surveillance minutieuse pour identifier les actions d’amélioration à mettre en place. Il est aussi possible de mettre en place des processus pour évaluer régulièrement les règles de qualité des données et les améliorer en fonction des lacunes observées et des exigences de l’organisation.

À LIRE AUSSI : Gouvernance des données : comment maitriser ses données de référence et assurer leur qualité ?

Comment sécuriser ses données ?

La sécurisation et la mise en conformité des données est un autre chantier essentiel de la gouvernance de données. Les exigences en termes de sécurité dépendent du contexte de l’organisation, cependant, il exites des méthodes communes pour atteindre une mise en conformité des données :  

• Mettre en place des politiques de sécurité des données : les politiques de sécurité des données décrivent les règles et les procédures à suivre pour protéger les données contre les risques de sécurité. Ces politiques peuvent inclure des règles pour la gestion des accès, la sauvegarde des données, la gestion des incidents, etc.
• Chiffrer les données : le chiffrement est une technique de sécurité des données qui permet de protéger les données en les rendant illisibles pour toute personne qui ne possède pas la clé de déchiffrement. Il est important de chiffrer les données sensibles qui sont stockées ou transmises.
• Utiliser des réseaux privés virtuels (VPN) : les réseaux privés virtuels (VPN) permettent de créer une connexion sécurisée entre des ordinateurs distants, de sorte que les données transmises entre ces ordinateurs sont protégées contre les risques de sécurité.
• Utiliser des outils de gestion des accès : les outils de gestion des accès permettent de contrôler qui a accès aux données et à quelles données ils ont accès, ce qui permet de protéger les données contre les risques de sécurité liés aux utilisateurs malveillants ou non autorisés.
• Mettre en place des procédures de gestion des incidents : ces procédures sont primordiales pour gérer les incidents de sécurité, comme les violations de données, les attaques de pirates informatiques, etc. Elles peuvent inclure des étapes pour détecter les incidents, les contenir, les évaluer, les réparer et les éviter à l’avenir.
• Mettre en place un système de sauvegarde des données : Il est important de mettre en place un système de sauvegarde des données pour garantir qu’il est possible de récupérer les données en cas de perte ou de corruption.
• Formations régulières des employés : Il est important de former les employés sur les bonnes pratiques de sécurité des données pour garantir qu’ils comprennent les risques de sécurité et qu’ils savent comment protéger les données.

La sécurité des données est un domaine complexe et en évolution constante, pour faire face aux enjeux qui y sont liés, il est nécessaire de mettre en place une stratégie de sécurité des données.

Comment gérer ses référentiels de données ?

Le référentiel de données est le système qui gère les données transverses aux différents services de l’entreprise, cela concerne, par exemple, les données clients, les contrats, les données sur les produits… le nombre de référentiels varie grandement d’une organisation à une autre.

La gestion de ces référentiels peut s’appuyer sur différentes méthodes :

• Mettre en place un système de gestion des référentiels de données (RDM) : un système de gestion des référentiels de données (RDM) permet de gérer les données de manière centralisée et les synchroniser entre différents systèmes et applications.
• Définir les métadonnées : les métadonnées décrivent les données, telles que les descriptions, les schémas, les règles de validation, etc. Ces métadonnées permettent de comprendre les données et de les utiliser de manière efficace.
• Mettre en place des règles de gestion des référentiels de données : ces règles décrivent les processus à suivre pour gérer les données, tels que la collecte, l’utilisation, le stockage et la protection des données.
• Il est important de gérer les données maîtres de manière efficace pour s’assurer qu’elles sont fiables et à jour. Cela peut inclure des processus pour identifier les données maîtres, les maintenir à jour et les synchroniser entre différents systèmes et applications.
• Gérer les droits d’accès : une bonne gestion des droits d’accès aux référentiels de données permet d’assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données nécessaires pour effectuer leur travail.

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