Microsoft Power BI, l’outil de BI pour valoriser ses données

Nov 3, 2022 | BI/dataviz

Qu’entend-on par Business Intelligence ?

La Business Intelligence (BI) correspond à un ensemble de technologies, d’applications et de pratiques qui permettent de transformer les données en informations exploitables pour aider à la prise de décision.

Les outils de BI permettent ainsi d’exploiter et d’analyser des ensembles de données à l’aide de rapports composés de représentations graphiques adaptées aux différents besoins métiers.

Les cas d’utilisation de la Business Intelligence sont infinis : suivre le taux d’acquisition et de rétention des clients, savoir où se trouvent les retards dans une chaîne d’approvisionnement, cartographier la propagation de virus géographiquement…

L’objectif de ces outils de Business Intelligence est de mieux comprendre les tendances. En revanche, contrairement à des solutions d’EPM, la BI est dans une logique descriptive et non prescriptive.

Qu’est-ce que Power BI ?

Microsoft Power BI est une plate-forme de Business Intelligence en libre-service qui permet d’agréger, d’analyser, de visualiser et de partager des données à tout ou partie d’une organisation.

La solution Power BI est composée de 3 outils principaux :

Power Query pour extraire et transformer la donnée.
Power Pivot pour modéliser et analyser la donnée.
Power View et Map pour visualiser la donnée.

Les 10 avantages de Power BI :

Une interface intuitive pour les utilisateurs familiers d’Excel.
Une intégration large avec les autres produits de la suite Microsoft (Power Automate, Power Apps, Microsoft Teams, Azure Machine Learning…).
Un outil de BI accessible en version Desktop et en mobile avec des applications natives sous Windows, Android et iOS.
Une donnée analysée et mise à jour en temps réel avec Power BI.
Une capacité à se connecter à n’importe quelle source de données via l’ETL (Extract Transform Load) intégré Power Query.
Un nombre varié de représentations graphiques pour créer des rapports adaptés à ses besoins métier.
Un outil de BI sécurisé qui permet à l’aide de Power BI Report Server de conserver les données et les rapports sur site.
Une solution en perpétuelle évolution avec des mises à jour proposées chaque mois autant pour les développeurs que pour les utilisateurs finaux.
Une plate-forme BI qui favorise la collaboration en permettant de partager facilement son rapport à d’autres personnes même extérieur à l’organisation.
Créer des tableaux de bord qui combinent des données on-premise et hébergées sur le cloud au sein d’une seule vue.

À qui est destinée cette solution de Business Intelligence ?

L’outil Power BI est destiné à l’ensemble des départements d’une organisation : finance, vente, marketing, ressources humaines, logistique…

Grâce à Power BI, les utilisateurs finaux n’ont pas besoin d’avoir une expérience approfondie en informatique décisionnelle. Cet outil simple et intuitif, permet à chacun de visualiser la donnée qui l’intéresse et d’en tirer des tendances en fonction de ses besoins métiers.

Quels sont les prérequis avant le lancement d’un projet Power BI ?

Avant de se lancer dans l’implémentation de la solution Power BI, il faut pouvoir répondre aux questions suivantes :

À qui est destiné le rapport ?
Où se trouvent les sources de données ?
L’IT est-il au courant du projet (cela permettra notamment de faciliter l’accès à la donnée) ?
Sous quel format souhaite-t-on visualiser la donnée ?
Qui sont les membres du projet ?
Pour quelle échéance ?

À ces questions s’ajoutent les problématiques de budget (type de licence à attribuer) et de délais qu’il faudra résoudre en avance de phase.

Quelles sont les bonnes pratiques pour optimiser sa solution Power BI ?

Voici 7 bonnes pratiques pour optimiser votre outil Power BI :

Avant d’implémenter tout rapport, il faut s’assurer que la donnée est nettoyée. Cela permettra de gagner un temps considérable lors de la création des rapports Power BI.
Ne récupérez que la donnée qui vous intéresse dans le cadre de votre besoin. Cela vous économisera du temps et améliorera les performances de l’outil.
Le champ « Date » a un impact majeur sur la performance du rapport. Ainsi, si vous n’avez pas besoin de ce champ dans un premier temps, nous conseillons de le convertir sous format texte, et de le reconvertir une fois votre donnée travaillée.
Si votre champ « Date » contient des notions de temps – année, jour, minute – et que vous n’en voyez pas l’utilité pour vos rapports, n’hésitez pas à les supprimer. En effet, ces valeurs consomment beaucoup de mémoire.
N’ajoutez sur votre rapport que les visuels qui répondent à votre besoin. Certains visuels consommant plus que d’autres, il est nécessaire de rationaliser cette partie. Ainsi plus vous aurez de visuels, plus votre rapport sera lourd, et donc lent.
Privilégiez le mode de connexion Direct Query si vous n’avez pas besoin de transformer la donnée.
Utilisez l’outil Dax Studio pour limiter les problèmes liés à l’export de trop grande volumétrie de données qui sont difficilement supportés par l’outil Power BI.