xP&A : de l’EPM à la planification intégrée

Juil 6, 2021 | EPM

De l’hégémonie d’Excel à l’émergence du xP&A, les directions financières ont vu évoluer à la fois leurs outils, leurs missions et leur champ d’action. Même si le pilotage de la performance demeure sa principale priorité, le DAF s’attaque désormais à la planification intégrée en étendant le champ d’actions de ses processus métiers pour renforcer sa position de partenaire stratégique incontournable de l’entreprise.

 

1. Evolution du FP&A et de l’EPM

Le XP&A est une émanation et un prolongement du FP&A qui lui, regroupe les techniques de planification et d’analyse financière :

  • Elaboration et planification budgétaire : budgétisation, forecast ou rolling forecast, plans à moyen et long terme,
  • Analyse des performances de l’entreprise : de la vue macro à l’écriture en se basant sur des indicateurs de performance (KPI),
  • Auditabilité et traçabilité des données avec un référentiel, l’application de règles de calcul et d’allocations et la cohérence des données.

Grâce à cet ensemble de techniques, les entreprises peuvent exploiter au mieux la valeur des données financières. Ceci concerne aussi bien les opérations simples comme le reporting mensuel que le pilotage des processus complexes comme l’élaboration budgétaire ou le rolling forecast.

 

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L’EPM (Enterprise Performance Management) n’est cependant pas né de nulle part et a suivi une chronologie qu’il est bon de rappeler pour appréhender la notion de xP&A.

Au commencement fut Excel, l’outil préféré de la DAF et du contrôle de gestion, en quasi-monopole jusqu’au début des années 2000 : un seul propriétaire référent par fichier, des erreurs dues aux manipulations des feuilles de calcul (suppression des formules, saisie écrasée…), des reportings à la maintenance lourde nécessitant du data crunching manuel, des projections/simulations nécessitant la longue reprise de données, de mise à jour de formules, des liens entre les feuilles, etc.

Ces processus extrêmement chronophages avaient l’inconvénient de laisser peu de temps à l’analyse et aux prises de décisions stratégiques.

Les cubes multidimensionnels (technologies de base de données OLAP), socle des solutions EPM, sont ensuite arrivés. Ils garantissent aux équipes une information juste et une unique vérité à travers :

  • Un référentiel unique (dimensions d’analyse)
  • Un moteur de calculs dans lequel sont rassemblées les règles des indicateurs (financiers, KPIs)
  • Des programmes de chargements de données issues des systèmes amonts (comptable…)

Habitués à la maîtrise des tableaux croisés dynamiques, les contrôleurs de gestion ont vu leur puissance d’analyse s’accroître avec les cubes Olap et l’apogée de la fonctionnalité drill down/dill up. Cette fonctionnalité a rendu possible la navigation dans les données, passant en un clic d’une vision consolidée de l’information à une donnée locale.

Contrairement aux fichiers Excel dont la protection était fragile, l’accès sécurisé à la donnée ainsi que la piste d’audit renforcent la garantie d’une donnée de qualité et incontestable.

Les solutions EPM ont modifié grandement la donne pour la production des reportings laissant plus de temps pour des analyses avancées (comparatifs budget vs réalisé année en cours vs années passées, etc.)

Il n’y avait donc qu’un pas pour équiper le processus prévisionnel, le rendant collaboratif et permettant d’augmenter le nombre de simulations dans l’année (budget, forecast, plan moyen et long terme).

Les solutions EPM ont beaucoup progressé tout au long des 10 dernières années. Elles facilitaient, accéléraient et fiabilisaient déjà tous les processus de planification, de production mensuelle de reporting financier, de P&L, de cash-flow, etc.

Une étape importante a été récemment franchie avec l’abolition des limites de volumétrie dans les solutions EPM. Ceci a permis d’augmenter le nombre de données présentes dans ces solutions, accroissant encore plus l’analyse avec l’avènement du drill through. En un clic, le contrôleur de gestion passe des lignes de son P&L aux écritures de journal qui la constituent.

« Le temps, c’est de l’argent » est un adage bien connu qui explique en quoi le temps réel constitue la nouvelle priorité du DAF. La technologie multidimensionnelle a accéléré la puissance de calcul, laissant place au calcul à la volée. La simulation prévisionnelle en est encore plus efficiente  : l’impact d’une saisie est immédiatement visible et accélère la prise de décision.

 

2. L’émergence de l’xP&A (Extended Planning & Analysis)  

Les éditeurs EPM / FP&A ont donc amélioré leur solution :

  • Fin de la limite de volumétrie des données citée plus haut (permettant d’aller du drill au drill through),
  • Possibilité de réaliser des simulations budgétaires en temps réel pour mesurer immédiatement les impacts financiers de différents scénarios,
  • Mise à disposition de fonctionnalités d’élaboration budgétaire « standard » (saisonnalité, allocations, etc.),
  • Accès à une plateforme unique couvrant tous les processus métiers (consolidation statutaire, reporting, forecast).

Il est désormais possible d’étendre cette capacité de planification à d’autres données et par conséquent à d’autres métiers : vente, marketing, supply chain et surtout, le pilotage de la performance RH.

Cette ère naissante de l’Extended Planning & Analysis (xP&A) permet aux entreprises de tirer la valeur de toutes leurs données et même plus.

Si l’on prend l’exemple de la crise COVID-19, les données externes sont indispensables afin d’identifier des tendances de marché, des tendances géographiques ou faire des projections au niveau macro. La combinaison de ces types et sources de données offre ainsi l’agilité nécessaire aux prises de décisions dans une échelle de temps courte, moyenne ou longue. Cette vision 360° et ces prises de décision deviennent facilement partageables de façon horizontale entre les directions métiers et de façon verticale avec les équipes opérationnelles. Une philosophie qui rapproche EPM, S&OP et IBP.

 

3. Le DAF : un véritable Business Partner

En s’appuyant sur toutes ces évolutions, il est donc maintenant possible d’élargir les capacités de planification aux données non financières (ventes, acquisition, RH, marketing, supply chain, etc) au sein d’une solution unique dite de « planification intégrée ».

Selon l’institut Gartner, 70% des nouveaux projets EPM seront des projets de planification et d’analyses étendues (xP&A) d’ici 2024.

Pourquoi le DAF est-il le mieux placé pour orchestrer ce passage à l’xP&A ? Tout d’abord, historiquement, c’est lui qui construit une vue unifiée de l’entreprise en rassemblant les données financières de la société, du groupe.

Il est en quelque sorte le gardien de la donnée, car il est le garant de la cohérence et de la justesse de cette dernière. On sait donc que les données provenant de l’EPM sont justes grâce à un référentiel commun et des indicateurs connus et définis.

Le Directeur Administratif et Financier pilote les processus d’élaboration budgétaire, de forecasting et de plan à moyen et long terme qui sont transverses à l’entreprise. Spécialiste de ces questions, il apparait donc comme le « chef d’orchestre » naturel et légitime de cette ouverture sur les autres données de l’entreprise :

  • au niveau de la remontée et de l’analyse mensuelle,
  • dans les processus de planification et de prévisions,
  • dans le cadre de ses interactions régulières avec l’ensemble des métiers,
  • grâce à sa connaissance des KPI des différents métiers,
  • En croisant ces informations financières avec des informations opérationnelles.

Cette mutation étend l’évolution du métier de la direction financière qui s’extrait de son simple rôle de comptable et de cost-killer pour un rôle stratégique.

En complément de ses fonctions principales liées au pilotage de la performance, le comité de direction le considère comme moteur stratégique combinant compétences analytiques et opérationnelles. Aux côtés de la DSI et de la direction générale, il est un des sponsors de la transformation numérique de l’entreprise.

La modernisation des systèmes d’information fait maintenant également partie des compétences attendues du DAF qui fait souvent office de précurseur en la matière au sein de son organisation. Avec des technologies et une distribution du marché des outils EPM ou xP&A évoluant rapidement, un accompagnement est parfois nécessaire, notamment dans la phase de cadrage ou de choix d’outils. Les solutions du marché répondent par exemple à ce besoin de planification intégrée mais il n’y pas d’outil universel : à chaque besoin correspond un outil adapté.

DataValue Consulting se tient à votre écoute pour répondre à vos problématiques de planification et d’analyse, quel que soit le métier concerné et votre stade d’avancement de votre organisation en la matière.

Photo de Delphine Rieter

 

Par Delphine Rieter
Directrice BU EPM chez DataValue Consulting  

 

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