Changement de référentiel analytique : continuer à piloter aujourd’hui en anticipant votre réorganisation de demain

Lorsque qu’il s’agit de mettre en place un outil EPM, bon nombre de direction financière se heurtent à une réorganisation de leur référentiel analytique.

Parmi les phrases que nos experts EPM entendent au quotidien lorsqu’ils proposent à nos clients d’implémenter une solution de pilotage de la performance nous notons : « Ce n’est pas le bon moment pour un projet EPM », « Ce n’est pas le bon moment, nous nous réorganisons/faisons une refonte de notre référentiel », « Surtout pas en ce moment pour moi de lancer un projet EPM, nous changeons d’ERP » ou encore le traditionnel « On n’a pas le temps… ».

Or justement grâce à une solution EPM il est possible d’avoir une vision N-1, N, et N+1.

Maîtriser les impacts en fonction du besoin du COMEX

Lorsqu’il y a une problématique de réorganisation de l’entreprise, c’est dans la plupart des cas un besoin qui vient du COMEX. Ce dernier devant avoir une vision globale de l’activité avec des indicateurs autour d’une nouvelle organisation ou d’une nouvelle activité. Et souvent, au niveau du service financier au sens large (DAF, contrôle de gestion), la question va être de connaître l’impact d’une telle réorganisation sur la donnée, et plus spécifiquement sur sa traduction en terme de reporting.

Finalement, le première interrogation à avoir dans ce contexte est : quel est l’impact d’une réorganisation sur le système d’information ? Comment la traduire au niveau des dimensions et des axes analytiques ? Est-ce un sujet qui va devoir se propager sur l’ensemble des systèmes transactionnels ou est-ce simplement un reporting spécifique traité via Excel ou une solution EPM existante ?

Cette question est prépondérante puisqu’elle va permettre d’orienter les choix en termes de transformation.

Si par exemple, c’est un nouvel axe d’analyse qui doit être créé dans les SI en amont pour fournir de l’information à la comptabilité ou encore aux reportings, il est nécessaire de regarder les systèmes qui vont être impactés et leurs capacités à pouvoir intégrer ce nouvel axe. Un nouvel axe d’analyse peut prendre la forme du passage d’une mono-activité à une multi-activité sur chacun des codes analytiques. Pour suivre le P&L et le résultat de chacune de ces activités avec des coûts partagés comme les locaux, une nouvelle complexité apparait. Celle-ci devant se traduire dans ces SI transactionnels : un outil d’achat, un outil de gestion des temps ou un outil de vente.

Il est important d’effectuer cette analyse d’impact sur le SI pour établir une feuille de route claire et définie en prenant en compte le temps, l’énergie et le budget à allouer à cette transformation.

Il n’est pas possible de se permettre d’avoir une rupture dans les processus de reporting du pilotage de la performance. Cette transformation va impliquer de travailler sur cette nouvelle organisation dans tous les SI et de trouver une solution pour produire ce reporting pour le COMEX. Ainsi, que vous soyez sur Excel ou sur une solution EPM, cette réorganisation doit être prise en compte car elle aura un impact fort sur votre SI.

Cette transformation n’est-elle pas l’occasion de passer d’Excel à une solution plus sécurisée, industrialisée et centralisée comme un outil EPM ? Ou faut-il garder la solution de pilotage de la performance actuelle et revoir le modèle ?

Plan de transformation du SI versus la mise à jour du modèle EPM

L’impact d’une transformation sur le SI

Lorsqu’il s’agit d’analyser l’impact sur un système d’information d’une transformation (nouvel axe d’analyse, codification différente…) pour qu’elle puisse se propager en terme de référentiel à tous les SI, il faut s’assurer dans un premier temps que chaque SI source va pouvoir accepter ce changement de vision analytique.

L’ensemble des flux qui transitent entre chaque système vont être impactés, il faudra alors faire évoluer ce nouvel axe d’analyse pour l’intégrer dans toutes les interfaces. Il y aura ainsi potentiellement des problématiques de mapping relatifs aux interfaces entre applications métiers.

Il y aura également une évolution de la clé analytique comptable puisque c’est le fournisseur principal de cette information. Pour intégrer cette nouvelle vision, il y aura un impact avec la comptabilité avec les interfaces qui peuvent venir des achats ou des ventes.

Enfin, un impact est à noter sur le SI global au niveau du Data Warehouse et de la BI adossée pour les opérationnels afin qu’ils puissent visualiser ce nouvel axe.

L’impact d’une transformation sur l’EPM

Un plan de transformation nécessite de prendre en compte de nombreux éléments et implique des changements et évolutions parfois extrêmement complexes.

Faut-il alors faire du neuf avec vieux ? Est-ce que l’outil de pilotage actuel est suffisamment évolutif pour s’adapter à cette nouvelle organisation ? Un outil EPM n’est-il pas la solution ?

Une solution EPM permet de faire évoluer le modèle avec l’ajout de dimensions nécessaires représentant le nouveau pilotage. Par ailleurs, les règles de gestion vont permettre d’alimenter le réalisé et son historique sur la nouvelle dimension inexistante dans le SI source actuel.

Avec une solution comme Excel, la gestion de tables de mapping supplémentaires pour gérer une vision historique, réel, forecast et budget, va entraîner des difficultés importantes avec ce nouveau modèle.

Changement de clé analytique : 3 configurations possibles

Il existe trois configurations possibles pour réussir cette transformation :

• Modification du format du reporting : configuration légère avec un outil EPM, en revanche avec une solution comme Excel cela nécessite de revoir les formules, les formats, les écrans liés à la collecte d’information… Avec une solution EPM, il n’y a pas de réel impact sur le référentiel et ses dimensions, il s’agit juste pour le contrôle de gestion de rafraîchir le modèle.
• Évolution du référentiel analytique : la multiplication des activités, une réorganisation, une restructuration ou encore une acquisition, complexifient l’évolution de votre référentiel. À partir de quand faut-il lancer la refonte analytique ? Comment la traiter dans son outil EPM ?
• Transformation du pilotage de l’activité : il existe une troisième complexité qui réside dans l’ajout d’un champ analytique dans la clé qui peut par exemple être une nouvelle activité. Si vous possédez une solution évolutive comme Jedox, vous pourrez rajouter une dimension dans votre référentiel pour répondre à cette configuration.

Mes axes de pilotage évoluent, quels sont les impacts ?

Lorsque les axes de pilotage évoluent, il faut comprendre les impacts (SI et EPM) en se posant les bonnes questions afin d’éviter une rupture dans l’analyse.

Comment amoindrir les impacts face à une évolution des axes de pilotage ?

Pilotage de la performance : il faut être en mesure d’avoir une vision du passé, du présent et du futur dans les reportings et les analyses pour avoir un suivi budgétaire cohérent. Ainsi, dans le cas où il y un eu un changement en N-1, et que le budget se fait sur le nouvel analytique, dans le suivi il faudra retraiter l’historique (le changement étant effectué sur l’ancien analytique) dans le nouvel analytique à l’aide des règles de gestion.

Pertinence : il faut pouvoir neutraliser les impacts de sa restructuration analytique pour éviter les écarts entre N-1 et N. En ce sens, il est important d’avoir un reporting sur l’ancien et le nouveau référentiel pour mieux comprendre les impacts dûs à cette transformation.

Continuité : il faut pouvoir faire cohabiter les analytiques présents et futurs pour éviter les ruptures dans le processus financier. Ainsi, il faut réaliser les processus de budget et de forecast pendant la période de transition analytique.

Pour satisfaire les nouvelles demandes du COMEX, les solutions EPM peuvent en être la réponse. Modulables et maniables, les outils EPM sont par essence multidimensionnels. Contrairement à un outil comme Excel ou un ERP, il n’y a pas besoin d’ajouter des tables pour gérer la notion de temps (passé, présent et futur). Le multidimensionnel permet de faciliter cette transition en gérant le futur naturellement et même en pouvant retraiter le passé.

Évolutivité d’une solution EPM

La gestion de la transition s’effectue en 3 temps :

Dans un premier temps, il faut partir du modèle actuel et voir comment le faire évoluer. Attention, parfois les modèles EPM sont trop anciens et nécessite une remise à niveau complète. Les solutions EPM comme Jedox sont améliorés tous les ans et les fonctionnalités ajoutées rendent l’outil assez souple d’utilisation.

Puis vient la phase de transition pour réaliser son budget N+1 avec le nouvel analytique. Pour cela, il faut mettre en place un module budget avec ce nouvel analytique tout en conservant l’ancien, ce qui permet de continuer à produire les forecasts et les reporting.

Et enfin le futur. Pour analyser, éliminer et neutraliser les impacts de sa restructuration il faut être en mesure de pouvoir retourner dans le passé avec une vision de l’analytique actuel.

Gérer la transition pour éviter la rupture dans les processus « Financier »

L’EPM permet non seulement de s’acheter du temps, mais avant tout d’éviter les ruptures dans son processus financier. C’est-à-dire qu’avec l’ensemble des changements qui vont impacter l’organisation, l’outil EPM va permettre de produire un suivi financier, des forecasts et un budget par sa souplesse et son évolutivité.

Nos experts EPM peuvent vous aider à :

• Limiter l’impact sur la production des résultats et des outils de pilotage.
• Ne pas avoir de rupture sur des processus « financier » (suivi, forecast, budget).
• Anticiper la gestion des modifications, évolutions et ajout de dimensions d’analyse.
• Construire les règles de gestions nécessaires permettant la navigation entre le référentiel initial et le nouveau.
• Maîtriser l’ajout d’une ou plusieurs dimension dans votre EPM :
  • Gérer et reprendre votre historique du réalisé,
  • Mettre à jour vos écrans et restitutions,
  • Fluidifier la nouvelle navigation dans vos analyses,
  • Prendre en compte dans votre prochaine planification ces nouvelles dimensions.

Faire co-exister ses référentiels avec Jedox

Découvrez concrètement comment Jedox permet de faire co-exister son référentiel analytique actuel avec celui de demain.

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