Conseils pour choisir les bons outils de pilotage de la performance

Qu’est-ce que le pilotage de la performance ?

Le pilotage de la performance est un ensemble de pratiques, d’outils et de processus qui permet aux entreprises d’analyser les données passées pour optimiser les prises de décisions futures. Qu’il s’agisse de suivi des ventes, de pilotage RH, de performance budgétaire, de contrôle de gestion ou de suivi logistique, l’objectif reste le même, se projeter dans l’avenir pour mieux piloter l’évolution de l’activité.

Les enjeux de pilotage sont donc spécifiques à chaque activité. Ils varient selon le secteur de l’entreprise, l’organisation et le périmètre (direction, entité, filiale) concerné par le projet de transformation. A titre d’exemple, un responsable achat qui envisage d’optimiser ses processus n’a pas les mêmes attentes qu’un directeur RH qui souhaite piloter ses effectifs ou qu’un directeur financier qui cherche à optimiser le cash de son entreprise. Pourtant, un outil EPM peut y répondre.

Certains éléments déclencheurs peuvent accroître la nécessité des entreprises d’abandonner Excel au profit d’un outil de pilotage de la performance. Récemment, la crise COVID-19 a imposé aux directeurs financiers de s’outiller de façon à réaliser des reprévisions d’atterrissage, en intégrant de nouvelles données à des fréquences plus rapprochées (quotidiennes, hebdomadaires…).

Bien qu’un outil EPM puisse s’intégrer dans un schéma de pilotage global de l’entreprise, il est habituellement déployé sur une activité spécifique, avant d’être étendu progressivement à d’autres domaines de l’entreprise.

Choix d’outils de pilotage de la performance : comment faire ?

Bien souvent les directions métiers qui veulent se doter d’un nouvel outil de pilotage de la performance ne connaissent que très vaguement les outils du marché et leurs fonctionnalités. La phase d’aide au choix d’outils s’avère alors nécessaire. Durant cette mission, plusieurs critères vont être décisifs dans l’orientation vers le ou les outils EPM les plus pertinents.

Le marché de l’EPM est composé de plus d’une dizaine d’éditeurs, disposant chacun de forces et de faiblesses. Bien que tous proposent des fonctionnalités génériques de prévision / reprévision budgétaire permettant la réalisation de P&L, de bilan et de trésorerie, certains ont des approches plus financières (OneStream ou Tagetik seront préférés sur des sujets de consolidation statutaire par exemple). A l’inverse, d’autres éditeurs comme Jedox ou Board sont plus en mode « boite à outils » et proposent des fonctionnalités répondant à tout type d’activités (suivi RH, logistique, achat, vente, etc).

Il est important d’être accompagné dans l’aide au choix d’outils de pilotage de la performance par un cabinet d’expertise, comme DataValue Consulting, qui a éprouvé ces solutions EPM.

Délimitation du périmètre d’analyse

La première étape consiste à définir le périmètre exact du projet. L’application de pilotage de la performance se concentre-t-elle sur une activité spécifique à l’entreprise, ou adresse-t-elle un besoin de gestion global faisant intervenir plusieurs lignes de métiers ? Ce critère peut donner une idée de la volumétrie d’axes d’analyse nécessaire dans l’application.

Le niveau d’analyse attendu par les utilisateurs finaux est également important. S’agit-il d’une analyse basique impliquant des calculs simples ou d’une analyse plus complexe intégrant des fonctionnalités avancées (ex : calculs organisés en cascade, simulations avec hypothèse, etc) ?

Intégration au SI de l’entreprise

Disposer d’informations fiables et consolidées pour réaliser des projections implique le croisement de données provenant de sources différentes. L’outil doit donc s’interfacer avec un ensemble d’applications du Système d’Information de l’entreprise (ERP, CRM, logiciels RH, de comptabilité, de gestion des achats, etc), mais doit également pouvoir collecter de la donnée externe (ex : taux de change fournis par la banque, parts de marché…).

Bien que certains outils disposent d’un ensemble de connecteurs préconfigurés facilement paramétrables, d’autres requièrent un outil complémentaire d’intégration de données. Le cas de figure le plus simple se produit lorsque l’outil EPM se source directement sur l’entrepôt de données (ou data warehouse) existant qui centralise et classe les données multi sources de l’entreprise.

Fonctionnalités de data visualisation

Pour réussir son projet de pilotage de la performance, il est essentiel d’atteindre un niveau d’adoption optimal de la part des utilisateurs finaux, principaux concernés par le projet de transformation. C’est pour cela que les capacités de visualisation des données, ou data visualisation, de l’outil sont à évaluer avec attention.

Deux cas de figure s’offrent aux entreprises :

• Interfacer l’outil EPM avec la solution de data visualisation existante (PowerBI, Tableau, etc),
• Choisir un outil qui dispose d’un module de data visualisation intégré (tels que Board, SAC, …).

Facilité de paramétrage et d’usage

Le niveau de complexité technique et fonctionnel de l’outil dépend étroitement de la population cible.

Il faut identifier les administrateurs technico-fonctionnels qui reprendront l’application et s’assurer qu’ils soient suffisamment à l’aise pour reprendre la main sur l’outil. Leur niveau d’appétence technique permet d’orienter vers un outil plutôt comme Board ou Anaplan, qui sont conçus dans cette logique (facilement paramétrable, sans code, avec une navigation fluide et intuitive) ou à contrario, préférer d’autres outils du marché tel que Planning Analytics, qui conviendront mieux à des utilisateurs aguerris, disposant de connaissances techniques plus avancées.

Les étapes de l’aide au choix d’outils de pilotage de la performance

Collecte d’informations et grille de score

Une mission d’aide au choix d’outil dure entre 1 à 3 mois selon l’urgence et le contexte de l’entreprise.

Elle se fait à travers une suite d’ateliers avec :

• Le sponsor du projet et les représentants des directions concernées pour cadrer le besoin global,
• La direction informatique pour assurer la bonne intégration de l’outil au SI et identifier les principales contraintes
• Les utilisateurs finaux, pouvant-être représentés par des key-user, en bout de chaîne, qui devront s’approprier la solution.

Pour bien choisir son outil, il est essentiel d’interroger les futurs utilisateurs de la solution sur leurs habitudes de travail et leurs besoins (processus, actions, sources de données, confidentialité des données, besoins spécifiques d’analyse ou de calcul, etc). Cette étape permet de filtrer les demandes non essentielles, de sensibiliser les équipes et de réduire l’écart entre le besoin exprimé et la réalité, ceci afin de garantir un retour sur investissement rapide.

Toutes ces informations permettent de remplir une grille de critères composée de coefficients de pondération, qui aboutit à une grille de score pour chaque solution. A l’issue de cette étape, l’entreprise dispose d’un éclairage sur l’éditeur, ou la liste d’éditeurs, la plus appropriée.

La dernière étape pour l’entreprise consiste à rencontrer les éditeurs sélectionnés afin qu’ils présentent leur solution. Le ressenti vis-à-vis de la solution n’est pas à négliger, c’est parfois aussi important que l’analyse qui vient raisonner ou argumenter les choix.

Aide au choix d’outils : les pièges à éviter

Piège 1 : un outil EPM n’est pas Excel

Il est important de différencier l’apport d’une solution EPM par rapport à Excel. Bien souvent, les utilisateurs attendent de l’outil EPM qu’il leur permettent de réaliser les mêmes actions qu’Excel, ce qu’il faut éviter, car ils passeraient à côté des fonctionnalités et de l’apport réel de la solution.

La mécanique d’esprit à adopter est différente et doit être comprise par les utilisateurs finaux qui seront face à un outil et des technologies qu’ils ne connaissent pas encore. Le premier rôle de conseil du prestataire consiste à alerter et sensibiliser les utilisateurs sur ce sujet.

Piège 2 : identifier les besoins essentiels

Il n’est pas rare que les utilisateurs réalisent une longue liste de souhaits et d’attentes. Le rôle du prestataire consiste à faire le tri entre les besoins essentiels et les besoins non essentiels, non structurants ou non matures.

Avoir un module d’élaboration budgétaire, un module de data visualisation, une solution pour collecter des sources internes / externes variées… relèvent des besoins essentiels. A contrario, un besoin discuté « sur un coin de table » pourra paraitre immature ou relever d’une lubie qu’il sera bon de temporiser.

Piège 3 : penser la solution à moyen terme

Le piège consiste à se focaliser sur une seule activité alors que les besoins s’avèrent beaucoup plus larges (RH, logistique, production) ou imbriqués. Il est alors important de réfléchir à moyen terme, et de se projeter sur les besoins futurs de l’entreprise.

Dans une logique d’absorption prochaine de nouvelles activités dans la solution, il faut prévoir un outil évolutif en mesure d’intégrer de nouveaux modules qui communiquent ensemble.

Piège 4 : minimiser l’aspect collaboratif

L’aspect collaboratif est un avantage capital d’une solution EPM, que ne permet pas Excel. Pourtant, cet aspect est très différent d’une entreprise à l’autre ou d’une activité à l’autre.

Il est essentiel d’identifier précisément les types et le nombre d’acteurs qui interviendront sur la solution ainsi que les processus et modes d’interaction (droits, workflow…) Cette première analyse permet de déterminer le nombre de licences nécessaires et éviter des problématiques futures (achat de licences supplémentaires, gestion collaborative hors de l’outil, etc).

Par Nathalie Bardet
Manager EPM chez DataValue Consulting

La rédaction vous conseille

> Pilotage de la performance RH : outils et bonnes pratiques

> Outils et transformation : repenser le pilotage de la performance