Outils et transformation : repenser le pilotage de la performance

Déc 22, 2021 | EPM

Quelles sont les grandes évolutions du pilotage de la performance ?

Les Directeurs Financiers et les équipes de contrôle de gestion se trouvaient limités à des missions de production de chiffres et de tableaux, au détriment de celui d’analyse. Le temps passé à collecter les données à des fins de consolidation, l’absence d’outils centralisés et le manque de fiabilité ont favorisé l’émergence des outils EPM.

L’EPM doit être considéré comme un outil transverse à tous les métiers de l’entreprise. Bien qu’initialement réduit à la finance, celui-ci répond aujourd’hui à des besoins plus étendus que la réalisation de processus budgétaire, de forecast, ou l’accélération de la clôture comptables.

L’EPM s’ouvre à d’autres métiers tels que les Ressources Humaines, la Supply Chain, le Marketing… leur offrant la possibilité de mieux piloter leur performance opérationnelle. C’est le passage du FP&A au XP&A.

KPI par métier
La plus-value d’une solution EPM consiste également à coupler les données internes avec des données externes (des données marché) afin d’élargir le spectre d’analyse de l’entreprise. Lors de la période d’incertitude dû à la COVID-19, beaucoup d’entreprises ont exploité ces fonctionnalités pour optimiser leurs prises de décision.

Rappelons les grandes priorités des décideurs en matière de pilotage de la performance :

  • Raccourcir les délais de production de reporting,
  • Assurer la cohérence et la qualité des données pour une analyse fiable,
  • Disposer de fonctionnalités permettant d’effectuer des simulations / atterrissages rapidement et pas uniquement au sein d’un processus de planification,

Assurer un pilotage 360° de l’entreprise au travers de KPIs.

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Quel ROI attendre d’un outil de pilotage de la performance ?

Gain sur la production de reporting

Le modèle conçu par le cabinet de conseil DataValue Consulting, tient compte des dernières évolutions du marché et des nombreuses observations de nos experts auprès d’une centaine de clients.

Cette grille identifie 5 niveaux de maturité : du tout Excel à l’entreprise « Data Driven ». Décliné sur les volets fonctionnels, organisationnels et technologiques, ce modèle de maturité compare vos pratiques et votre niveau de maturité aux stéréotypes les plus souvent observés.

Il vous permettra d’ouvrir une réflexion sur les prochaines étapes de votre transformation numérique à engager pour tendre vers la valorisation complète de votre patrimoine de données.

Ebook - Les 5 niveaux de maturité data

Gain sur les processus budgétaires et les forecast

Lors de la période COVID-19, la réalisation de forecast se faisait pratiquement à la semaine. La mise à jour par la mécanique de fichiers Excel était donc problématique (reprise du réalisé à date, erreurs de frappe, fichiers tunnels, formules de calcul à reprendre, etc).

Tous les outils de logiciel EPM sur le marché disposent de fonctionnalités permettant de réaliser des simulations, des scénarios et des comparaisons. L’outil permet de suivre le budget et le forecast au fil de l’eau et à tous les niveaux d’analyse. Avec un outil EPM, le temps de production passe de 8 à 15 jours à 0,5 jours.

Les avantages d’un outil EPM :

ROI d'un projet EPM

Les questions à se poser avant de mettre en place un outil de pilotage de la performance

Le périmètre d’un outil EPM impliquant dorénavant plusieurs cœurs de métier. Pour être réussi, un projet doit répondre aux attentes et besoins des directions opérationnelles qui en seront les utilisateurs finaux. Il est pertinent de déployer un outil EPM de façon progressive, par périmètre pour assurer l’adhésion des utilisateurs.

Pour avoir des données qualitatives et des fonctionnalités pertinentes, la phase de cadrage du projet avec les directions métiers est déterminante.

5 questions clé pour bien préparer son projet :

  • Quels seraient les sujets couverts par l’EPM à court, moyen et long terme ?
  • Où souhaite-t-on créer de la valeur ?
  • Comment s’organiser avant, pendant et après la mise en œuvre de l’application ?
  • Où en est la qualité des informations / données ?
  • Comment repenser ses processus de planification (budget, forecast) afin de profiter pleinement des fonctionnalités de simulation / élaboration d’un EPM ?

Il n’y a pas de délai standard pour la mise en place d’un outil EPM. Cela peut varier de 6 mois, pour un périmètre précis, à 18 mois lorsqu’il s’agit d’une application qui couvre un périmètre plus global. Pour assurer le bon déploiement d’une application EPM, il est essentiel d’être accompagné d’un intégrateur expérimenté qui dispose d’une bonne connaissance de la solution cible.

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Les points d’attention lors du choix de l’outil de pilotage de la performance

Chaque EPM est propre à l’entreprise, son organisation et ses métiers. S’agissant d’une application stratégique qui contient des données sensibles, il est crucial de sécuriser du temps pour définir la solution et les fonctionnalités qui répondent le mieux aux besoins.

Il est donc important de prendre en compte un certain nombre de critères lors de la phase de choix d’outils. Parmi eux, plusieurs points d’attention sont à intégrer :

  • Ne pas négliger les aspects normes et sécurité définis pour le SI entreprise afin de pouvoir y intégrer l’EPM,
  • Ne pas négliger toute la partie alimentation des données et des référentiels. Si besoin de travailler / transformer / adapter, il est nécessaire d’avoir un module proposé par la solution ou disposer d’une solution ETL,
  • La profondeur d’analyse souhaitée,
  • L’interconnexion avec les autres outils en amont et en aval (ERP, DataViz…)
  • La mise en œuvre d’une application EPM ne se résume pas à la solution, c’est également un savoir-faire sur la modélisation et la conception.

La réussite d’un projet EPM ne se résume pas qu’au choix de la solution, mais au couple éditeur / intégrateur (voire au trio avec l’AMOA EPM) que l’on va sélectionner. Chez DataValue Consulting, la BU EPM s’est structurée autour de deux expertises : une équipe AMOA Métier et une équipe technique qui gère l’intégration.

Les étapes clés du processus et prérequis avant de démarrer son projet

Avant de démarrer son projet, il faut clarifier les règles, les processus et la connaissance du patrimoine de données.

Lors de la phase de spécifications fonctionnelles, il convient de définir :

  • Le mode de calcul des KPIs,
  • Le processus de budgétisation, de forecasting… (attention à ne pas se limiter à la vision du contrôle de gestion central, mais voir avec les métiers comment ils élaborent leurs prévisions afin de lier l’opérationnel à la vision financière),
  • Les mappings nécessaires,
  • Les interfaces souhaitées avec les autres applicatifs,
  • Les normes et modalités d’échange pour que tous les flux soient bien sécurisés.

La constitution de l’équipe projet est clé. Il faut définir un sponsor, un chef de projet et des key users dans les directions métiers pour assurer que le déploiement se fasse dans les meilleures conditions. Le modèle défini en amont doit être approuvé et approprié par le client.

Les évolutions du marché de l’EPM dans les années à venir

Trois évolutions majeures sont à anticiper dans les prochaines années :

  • Les applications EPM étaient jusqu’à présent utilisées pour des processus d’entreprise bien identifiés (budget, forecast trimestriel ou le rolling forecast). Cet usage va s’étendre petit à petit vers des besoins de simulations quotidiennes et rapides (en 1 ou 2 heures).
  • Un pilotage 360° de l’entreprise sur son marché : cela implique d’intégrer l’impact du marché dans les analyses et les simulations réalisées.
  • Le champ de responsabilité du Directeur Finance s’étend vers la « Finance Verte » (capital RSE du développement durable) pour identifier l’impact écologique sur la planète.
Photo de Delphine Rieter

 

Par Delphine Rieter
Directrice BU EPM chez DataValue Consulting

 

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