Gestion des impayés : limiter les risques avec la data

Fév 4, 2022 | Tendances

Gestion des impayés : de quoi parle-t-on ?

En entreprise, et partout ailleurs, il existe une grande différence entre facturation et encaissement. La facturation représente l’acte de vente réalisé par l’entreprise. C’est la date à laquelle le client reçoit de la marchandise ou bénéficie de la prestation. On considère donc que l’encaissement correspond à la date à laquelle le client s’acquitte de sa dette envers l’entreprise. C’est la date à laquelle la transaction est effectuée et enregistrée au crédit sur le compte de l’entreprise.

[Livre Blanc] Le tableau de bord stratégique

La créance définit la contrepartie d’une dette contractée et désigne un droit que détient une entreprise à l’encontre d’une autre qui lui doit la fourniture d’une prestation. Le recouvrement de créances désigne l’utilisation de tous les moyens légaux, qu’ils soient amiables ou judiciaires, pour obtenir d’un débiteur le paiement de la créance due. L’impayé désigne une créance qui n’a pas été honorée par un débiteur. Le terme d’impayé porte généralement sur une facture ou sur un remboursement dû à l’entreprise.

Les impayés et retards de paiement représente un risque financier majeur pour les organisations. Les retards de paiement et les factures impayées impactent directement la trésorerie d’une organisation et le bon déroulement de ses activités. Une stratégie s’impose pour recouvrer les sommes en minimisant au maximum la perte de temps consacré à cette tâche.

Indicateurs de pilotage d’un système de gestion des impayés

Beaucoup d’entreprises rencontrent des difficultés à sécuriser leur processus de gestion des risques d’impayés. En l’absence de données consolidées, d’outils adéquates pour suivre la facturation et d’alertes en temps réel, il paraît difficile pour les entreprises de prendre les bonnes décisions. Pourtant, le coût d’une mauvaise gestion des impayés se chiffre en millions d’euros et peut, en situation de crise, jusqu’à causer la faillite de l’entreprise.

Pour améliorer son système de gestion des impayés, l’entreprise doit apprendre à transformer ses méthodes de pilotage, à travers différentes opérations :

Mesurer le taux impayé en fonction de l’âge de la créance.
Accélérer les encaissements en provenance des clients. Ceci se matérialise par la vitesse d’encaissement.
Mesurer du stock d’impayés à une date donnée pour l’appréhension du risque
Mettre en visibilité les créances en impayés à recouvrer,
Analyser les impayés par segment de clientèle pour prioriser les actions de recouvrement et identifier les points les plus critiques,
Suivi des avoirs, pertes, régularisations, et des autres déductions opérées sur le chiffre d’affaires notamment le cas la récupération de la TVA pour les créances irrécouvrables.

Afin de suivre et piloter au mieux l’activité de gestion des impayés, l’organisation doit disposer de tableaux de bord de suivi du recouvrement qui regroupent l’ensemble de KPIs de performance.

Ces tableaux de bord délivrent des reportings en datavisualisation selon les axes d’analyses afin que les équipes métiers puissent suivre l’activité en temps réel, et que les décideurs puissent guider les prises de décision et déclencher des leviers correctifs.

Mise en place d’un système de pilotage de la gestion des impayés

La mise en place d’un système de pilotage des impayés centralisé implique de décloisonner les sources de données issues de diverses applications métiers. Il n’est effectivement pas rare de constater une multiplication des tableaux de bords et extracteurs de données au sein des différents services de l’organisation qui complexifie la mise en place d’un tel cas d’usage.

La mise en place d’un entrepôt de données, ou data warehouse, permet de centraliser toutes les données liées à la connaissance client. Ainsi, l’entreprise peut facilement :

Disposer d’informations transverses et consolidées,
Améliorer la qualité des informations mises à disposition,
Sécuriser et fiabiliser l’information par des outils informatiques dédiés,
Automatiser la collecte de données et la production des reporting, par le biais d’indicateurs de synthèse, précalculés, leur permettant d’avoir une vision globale et uniforme sur ces données quel que soient le SI source,
Garantir une vision commune nationale et partagée à travers une architecture évolutive permettant d’intégrer les nouveaux besoins.

En s’appuyant sur cet entrepôt de données, il est alors plus aisé d’intégrer une solution de data visualisation qui viendra chercher les données dont elle a besoin afin de restituer des informations consolidées.

Dans une démarche plus large de gouvernance des données, il est pertinent d’associer à cet entrepôt de données, un dictionnaire de données qui référence et inventorie l’ensemble des données disponibles. Le dictionnaire de données permet aux producteurs et consommateurs de données d’améliorer leur compréhension des données et de faciliter la collaboration autour de la donnée afin de lui donner plus de valeur.

Gestion des impayés : tableaux de bords et axes d’analyse

Chaque tableau de bord propose des axes d’analyse qui permettent d’obtenir des indicateurs fiables et mesurables pour guider le pilotage de l’activité.

Plusieurs typologies de tableaux de bords semblent nécessaires pour piloter le suivi des impayés et de la facturation :

Tableau de suivi de la facturation: suivre les produits facturés et les avoirs en volume, montants TTC/HT, par part, vitesse de facturation, etc,
Tableau de synthèse des encaissements: suivre les paiements par mode de paiement, par part, par nature, évolution de la vitesse d’encaissement,
Tableau d’analyse du stock d’impayés à date avec accès aux détails : suivre et calculer les taux d’impayés et les créances irrécouvrables par segment de clients ou par part,
Suivi de la balance âgée historisée: photos historisées des impayés, analyse de l’âge des impayés par segmentation clientèle.
Top 10 décroissant des (avoirs / impayés ou créances irrécouvrables) en volume et en valeur et en %.